Mách cách quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên mới

Rất nhiều nhân viên gặp khủng hoảng khi bắt đầu bước chân vào môi trường công sở với cách làm việc, giao tiếp và văn hóa mới mẻ. Vậy làm thế nào để nhân viên mới biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất?

Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chừng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm được gì trong khi một số người làm được vô vàn những công việc lớn lao to tát? Câu trả lời nằm ở chính khả năng sắp xếp thời gian giữa công việc và cuộc sống của mỗi người.

Tăng

Lịch trình làm việc: Bạn nên sử dụng một quyển sổ ghi chép lịch trình công việc một cách khoa học để kiểm soát dễ dàng hơn. Để làm được điều này, hãy viết ra tất cả các việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy lúng túng khi khối lượng công việc ngày càng nhiều.

Các khoảng trống trong tuần: Đây là thời gian dành cho những hoạt động giúp bạn mở rộng mối quan hệ nơi công sở, nhất là với một nhân viên mới. Bạn nên tận dụng thời gian để gặp gỡ bạn bè, đồng nghiệp, đối tác và mở rộng các mối quan hệ trong công việc, cũng như nhu cầu giao tiếp của bản thân bằng cách đi ăn trưa cùng họ hoặc gọi điện trò chuyện với nhau. Hãy tự thưởng cho mình những phút giây nghỉ ngơi quý giá, để có thêm năng lượng và tinh thần cho ngày mới nhé.

Chia nhóm công việc theo mức độ ưu tiên: Trong cuốn sách “First Thing First”, Steven Convey đã chia cách quản lý thời gian ra làm 4 mục nhỏ, gồm: những việc cấp thiết nhưng không quan trọng, những việc quan trọng nhưng không cấp thiết, những việc không cấp thiết nhưng quan trọng và những việc không cấp thiết cũng không quan trọng. Việc sắp xếp công việc thành từng nhóm sẽ giúp các nhân viên mới tận dụng quỹ thời gian một cách hợp lý. Hãy thử kiểm tra lại xem trong danh sách công việc của mình có bao nhiêu việc không cấp thiết cũng như không quan trọng nhé, bạn sẽ tự rút ra được khá nhiều điều đấy.

Giảm bớt

Loại bỏ sự lộn xộn: Hãy thử tưởng tượng nếu chỉ tìm một chiếc bút hay một văn bản mà bạn phải lục tung cả bàn làm việc thì sẽ thế nào nhỉ? Vừa tốn thời gian, lại vừa mang bực dọc vào người. Trong khi bàn làm việc luôn là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến tâm trạng cũng như thái độ làm việc của bạn. Bạn nên tranh thủ thời gian rảnh để dọn dẹp sạch sẽ, sắp xếp lại góc làm việc cho gọn gàng. Môi trường sạch sẽ, không gian ngăn nắp sẽ giúp giải phóng phiền nhiễu ra khỏi tâm trí của bạn và thúc đẩy năng suất làm việc đến không ngờ đấy.

Những email không cần thiết: Một nghiên cứu của Chris Bailey ở Ottawa, tác giả của dự án “The Productivity Project”, cho thấy có đến 80% email trong hộp thư mỗi ngày đều là những email không quan trọng. Đó có thể là thư rác, quảng cáo hay ý kiến qua lại giữa các nhân viên về một vấn đề lâu dài. Vì vậy thay vì chỉ chăm chăm kiểm tra email, bạn nên tập trung giải quyết các công việc trong ngày và dành một khoảng thời gian nhất định để tổng hợp các thông tin từ email. Tuy nhiên, nhớ chú ý những email được đánh dấu “khẩn cấp” bởi nếu không bạn sẽ bỏ lỡ công việc quan trọng.

Mang việc về nhà: Đành rằng nhiều lúc công việc là không thể chờ đợi nhưng đừng tự đặt thêm cho mình gánh nặng khi về đến nhà. Đôi khi những thứ dường như nhỏ nhặt này lại là nguyên nhân khiến cuộc sống của bạn trở nên đảo lộn.

Hạn chế

Những thứ gây nghiện và mất thời gian: Giảm thiểu thời gian dành cho những câu chuyện tán gẫu không cần thiết, hay quá sa đà vào việc bàn tán các vấn đề không liên quan đến công việc ở nơi công sở. Những việc này rất dễ làm bạn bị phân tâm khi làm việc cũng như nhận được những đánh giá tiêu cực của đồng nghiệp.

Ôm đồm quá nhiều việc: Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi công việc không tên. Chính điều này dễ khiến bạn bị áp lực, suy sụp tinh thần khi kiểm soát thời gian của chính mình. Vậy thì trước khi gật đầu với bất kì việc gì, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:

Việc đó có cần thiết hay không?
Tôi có thời gian để làm việc này không?
Thay vì việc đó, tôi có thể làm gì có ích hơn?

Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Thay vì cắn răng chịu đựng mất thời gian, công sức vào việc không đâu, hãy cân nhắc kĩ để lựa chọn cho mình những hoạt động có ích, mà lại đỡ gây căng thẳng và quá tải cho bản thân.

Mỗi ngày bạn chỉ có 24 tiếng, điều quan trọng là bạn biết cách dùng thời gian đó như thế nào. Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đặt ra và đạt được vị trí mong muốn. Chúc bạn thành công.