Những điều cần tránh để có một cuộc họp hiệu quả

Bạn đã bao giờ tham dự một cuộc họp mà chỉ có người nói mà không có người nghe hay những cuộc họp không có mục đích rõ ràng. Thực tế cho thấy có đến 67% các cuộc họp diễn ra không hiệu quả như mong muốn. Nguyên nhân nằm ở đâu và làm thế nào để bạn có một cuộc họp hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra. 

Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình

Chuẩn bị một slide thuyết trình là một yếu tố hỗ trợ khiến người nói tự tin hơn. Tuy nhiên, có một thực tế là nhiều người coi slide là phương án duy nhất để thể hiện quan điểm của mình. Steve Jobs không thích những bài thuyết trình trang trọng, và chỉ thích những cuộc họp trực tiếp đối diện với nhân viên. Ông muốn nhân viên phải tranh luận mạnh mẽ và tư duy phản biện chứ không lệ thuộc vào công nghệ. Ông nói "Tôi ghét cách mọi người hay chiếu file thuyết trình thay vì suy nghĩ. Mọi người thường giải quyết một vấn đề bằng một bài thuyết trình, nhưng tôi muốn nhân viên phải thực sự đóng vai trò tích cực và tranh luận sôi nổi hơn là chỉ chiếu thật nhiều slides. Những người nào biết điều họ cần nói sẽ không cần file PowerPoint."

Chờ đầy đủ mọi người rồi mới bắt đầu

Vấn đề thời gian luôn khiến người điều hành phải đau đầu. Nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ hay chờ đợi các thành viên đến đầy đủ luôn là một câu hỏi khó. Để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng thời gian biểu, đạt được mục đích thì bạn nên bắt đầu đúng giờ quy định. Bởi lẽ đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi nói đến những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng. Hơn nữa điều này còn thể hiện sự chuyên nghiệp của chính người tham gia cuộc họp. Đừng chỉ vì một vài cá nhân mà khiến cả cuộc họp bị chậm trễ.

Nỗi ám ảnh mang tên ”sự im lặng”

Một cuộc họp mà không nhận được các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Nhiều người vì các lí do khác nhau như ngại phát biểu quan điểm cá nhân, sợ bị đánh giá, góp ý… mà không thể hiện ý kiến của mình. Như vậy, cuộc họp sẽ không đạt được mục đích chính là thu nhận ý kiến của các thành viên tham gia, đồng thời mất thời gian một cách vô ích.

Điều hành kém hiệu quả

Người điều hành, chủ trì cuộc họp là người giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để. Đồng thời phải xử lý linh hoạt các tình huống trong cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến của các thành viên, đồng thời đưa kết quả cuộc họp như mong muốn.  Một sự điều hành yếu kém có thể khiến cuộc họp đi lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc … Thậm chí có thể dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng.

Không có bản tổng hợp cuộc họp

Một cuộc họp mà không có biên bản tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên thì cũng giống như một cuộc dạo chơi không có hồi kết. Từ đó, những người tham gia cũng sẽ không biết chính xác kết quả và nhiệm vụ của mình sau cuộc họp, đồng thời những người vắng mặt có liên quan cũng không có căn cứ để thực hiện theo. Hãy đảm bảo rằng thư ký cuộc họp sẽ tổng hợp lại các nội dung chính và gửi tới những người có liên quan để đảm bảo công việc trôi chảy.

Không chịu lắng nghe

Một trong những vấn nạn phổ biến trong các cuộc họp là mỗi người một ý, không ai chịu lắng nghe ý kiến của người khác.  Tham gia cuộc họp không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt mà không chú ý tới ý kiến của người khác. Bởi mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau. Việc không lắng nghe ý kiến khiến cho cuộc họp trở nên lộn xộn, mất trật tự và không đạt được mục tiêu chung.

Thời gian họp hành quá lâu

Một trong những điều khiến nhiều người ngao ngán chính là những cuộc họp kéo dài đằng đẵng suốt từ giờ này sang giờ kia, ngày này sang ngày khác. Theo một nghiên cứu khoa học khẳng định, thời gian một người có thể làm việc tập trung và khỏe khoắn là tối đa 18 phút. Nếu kéo dài hơn quãng thời gian này, cơ thể sẽ thiếu glucose và oxy, khiến quá trình xử lý thông tin giảm hiệu quả. Những cuộc họp như vậy thường gây lãng phí thời gian và nguồn lực cho tổ chức, nhưng nghiêm trọng hơn, nó hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên.

Sử dụng điện thoại

Bạn sẽ gặp nhiều trường hợp ngay trong cuộc họp mà mọi người nghe điện thoại, sử dụng điện thoại để chơi game hay lướt mạng. Điều này ngày càng trở nên phổ biến khi mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển. Sử dụng laptop, smartphone trong cuộc họp khi không cần thiết chỉ làm mất sự tập trung của mọi người mà thôi. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều công ty cấm sử dụng laptop, smartphone... trong cuộc họp.