Phải làm gì để viết lách không còn là cơn ác mộng?

Khả năng truyền đạt qua ngôn từ rất quan trọng, dù cho bạn là CEO của một công ty startup đang viết thư cập nhật tình hình hiện tại của doanh nghiệp để gửi tới các nhà đầu tư, hay là khi bạn trau chuốt một bản miêu tả công việc hoàn hảo để thuê nhân viên đầu tiên của mình. Thật không may, các thiên tài viết lách thường hiếm gặp trên đời. Nhưng vẫn còn đó hy vọng với những người bình thường như chúng ta.

Dưới đây là 6 cách giúp mọi thứ bạn viết ra trở nên mạch lạc hơn:

1. CHÚ TRỌNG VÀO NGỮ PHÁP

Ngữ pháp là xương sống tạo nên sự hiệu quả trong sự truyền đạt. Nêu bạn đặt một dấu phẩy ở sai chỗ, cho dù bài viết của bạn có tốt đến đâu, người đọc vẫn có thể hiểu sai mục đích của bạn.

2. VIẾT NGẮN GỌN

Một khi bạn đã làm chủ ngữ được pháp, hãy đọc kỹ những gì bạn đã viết và viết ngắn gọn lại. Hầu hết những người viết kém đều dùng nhiều từ ngữ thừa thãi. Nếu bạn thật sự hiểu một vấn đề, bạn có thể truyền đạt nó một cách súc tích.

Nếu bạn cần một mẹo nhanh gọn để lọc ra những từ không cần thiết, hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F + “một cách” để xem xem bạn dùng cụm từ thừa thãi đến đâu và loại bỏ nó. Với tiếng Anh, hãy thay “một cách” bằng “ly” để tìm ra các trạng ngữ không cần thiết.

3. TRÁNH XAO NHÃNG

Tập trung có thể là một điều khá khó (nhất là đối với các doanh nhân bận rộn), nhưng đây là điều tối quan trọng trong viết lách. Bạn có thể sử dụng phần mềm để giảm thiểu tối đa những điều làm bạn phân tâm và có thể tập trung viết lách trong khoảng thời gian kéo dài.

Microsoft Word có một công cụ tên là “Focus View”, phóng to cửa sổ đến mức chiếm cả màn hình, cũng như chặn các thông báo từ desktop mà bạn có thể đã thiết lập từ trước đó. Nếu bạn thực sự có vấn đề với kiểm soát bản thân, hãy tắt hẳn Wi-Fi đi.

4. KIỂM TRA NỘI DUNG MÌNH VIẾT RA

Mục đích cuối cùng của việc viết lách của bạn là để người khác đọc, vậy nên quan trọng nhất là phải phân tích xem bài viết có dễ hiểu không. Bạn nên loại bỏ những từ ngữ sáo rỗng (cliché), bị lạm dụng, dư thừa, có thể giết chết hồn của bài viết và làm người đọc mất hứng.

Ngay cả những người viết có mục đích trong sáng nhất vẫn có thể rơi vào tình trạng vô tình sao chép bài viết khác. Hãy chắc chắn rằng bạn đang viết trong khuôn khổ cho phép bằng cách kiểm tra bài viết bằng công cụ chống sao chép.

Cách viêt của bạn cũng phản ánh cái nhìn về giới tính. Thế giới kinh doanh theo quan niệm cũ kỹ là chốn dành riêng cho đàn ông, vậy nên tùy theo đối tượng độc giả và văn phong bạn muốn sử dụng, bạn nên để ý tới việc dùng từ trung lập để tránh sự thiên vị giới tính.

5. TỔ CHỨC CÁCH VIẾT CỦA BẠN

Lập sơ đồ tư duy bằng các công cụ như MindMeister có thể giúp bạn bóc tách các suy nghĩ và thiết lập các ý tưởng bạn muốn truyền đạt dưới dạng sơ đồ.

Một mẹo nữa là đầu tiên hãy viết ra các câu hỏi mà bài viết sẽ trả lời. Sau đó sắp xếp câu trả lời theo mạch ý thức và tổ chức chúng theo một vòng tròn. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, những người từng gặp khó khăn về truyền đạt có thể diễn đạt những áng văn hay khi họ tổ chức suy nghĩ theo cách này.

Cuối cùng, hãy lập thời gian biểu cho việc viết lách, và tạo ra một giới hạn cứng về thời gian. Ví dụ, 2 lần mỗi tuần bạn có thể dành hẳn 1 giờ để viết vào buổi sáng. Trong thời gian đó, hãy ngồi xuống, đặt đồng hồ bấm giờ, và cố gắng viết càng nhiều càng tốt. Đừng lo về lựa chọn từ ngữ hay ngữ pháp; bạn có thể trau chuốt chúng sau này.

6. THUÊ NGƯỜI BIÊN TẬP

Nếu bạn đã viện đến các nguồn trợ giúp và vẫn nghi ngờ khả năng của mình, đây là lúc nhờ đến sự giúp đỡ của những người biên tập chuyên nghiệp. Tùy theo nhu cầu của bạn, bạn có thể thuê dịch vụ của các công ty cung cấp nội dung để giúp đỡ bạn tạo ra nội dung và biên tập hoăc bạn có thể thuê biên tập tự do.

Nhờ đến sự tư vẫn của các đồng nghiệp có kinh nghiệm biên tập cũng là một cách tốt giúp bạn cải thiện bài viết. Và nếu bạn có một kỹ năng đặc biệt, hai bên có thể trao đổi để cùng có lợi.